Rechters en medewerkers wordt maar in heel beperkte mate door buitenstaanders een spiegel voorgehouden. Dat de aandacht voor die kritische zelfreflectie er in de afgelopen periode niet op vooruit is gegaan is daarom op zijn minst ongemakkelijk. Door de buitengewone loyaliteit en kundigheid van de medewerkers van de Rechtspraak is de kwaliteit van het dagelijks werk in de afgelopen jaren desalniettemin gewaarborgd gebleven.

Dat blijkt uit het rapport dat de visitatiecommissie, onder voorzitterschap van prof. mr. M.J. Cohen, onlangs heeft aangeboden aan Frits Bakker, de formele opdrachtgever voor de visitatie en voorzitter van de Raad voor de rechtspraak, en Reinier van Zutphen, waarnemend voorzitter van de Presidentenvergadering. De Rechtspraak laat elke vier jaar onderzoek doen naar de kwaliteitszorg in de rechterlijke organisatie door een visitatiecommissie. Daarmee wordt enerzijds verantwoording afgelegd, anderzijds levert het onderzoek bouwstenen op voor de verbetering van het werk en de organisatie. De visitatie werd uitgevoerd door deskundigen van binnen en buiten de organisatie. Hieronder volgen een aantal conclusies van de commissie.

Kwaliteitszorg onder druk

De (enorme) toewijding van de medewerkers van de Rechtspraak richt zich vaak vooral op de afdoening van de ‘eigen’ zaken en de directe werkomgeving. Aandacht voor kwaliteitsaspecten die voor de langere termijn van belang zijn, zoals vakinhoudelijk overleg, intervisie, feedback en reflectie op eigen en andersmans functioneren kan daardoor ondersneeuwen. De aandacht voor het investeren in de kwaliteit van medewerkers, en daarmee in het rechterlijk werk, verslapt. Deze ontwikkeling is met name op de lange termijn zorgelijk, des te meer omdat de organisatie de komende jaren een nieuwe golf van veranderingen te wachten staat. Een grootschalig programma voor innovatie en digitalisering zal ingrijpende organisatorische en personele wijzigingen met zich brengen. Ook deze keer zal de organisatie weinig extra financiële middelen krijgen voor het doorvoeren van de veranderingen.

Kwaliteitsnormen moeten concreter en sturing daarop strakker

Ten aanzien van een aantal belangrijke kwaliteitsinstrumenten (vakinhoudelijk overleg, intervisie, meelezen en leren uit hoger beroep of cassatie) zijn geen heldere landelijke of lokale kwaliteitsstandaarden vastgesteld. Ook initiatieven om rechters zelf gemeenschappelijke standaarden te laten vaststellen, komen maar moeizaam op gang. Het ontbreken van kaders lijkt ook zijn uitwerking te hebben gehad op de wijze van sturing binnen de organisatie: in de dagelijkse praktijk sturen de gerechtsbesturen vooral op productie, doorlooptijden en landelijke kwaliteitsnormen. Hoewel de bestuurders de waarde van andere elementen van kwaliteitszorg onderkennen, houden zij hierop weinig zicht. Bewaking van de inhoudelijke kwaliteit van activiteiten wordt doorgaans overgelaten aan de organiserende medewerkers.

Vakkennis en reflectie komen na het dossier

Met name binnen teams met hoge zittingsdichtheid en/of harde termijnen (straf- en familierecht) of binnen teams met een sterk toenemende instroom (bewind) vraagt het van medewerkers veel discipline om naast het dossierwerk ruimte te blijven maken voor het bijhouden van vakkennis. Het lezen van literatuur, de deelname aan vakinhoudelijk overleg en het bijwonen van cursussen komen in het gedrang. Intervisie en ruimte om te reflecteren op het functioneren verdwijnen nog eerder uit beeld.

Inzet van kwaliteitsinstrumenten: een gemengd beeld

Permanente educatie van medewerkers heeft de afgelopen vier jaar duidelijk aandacht gekregen van gerechtsbesturen en leidinggevenden. Desondanks werd de kwaliteitsnorm in 2013 niet gehaald en is zelfs een lichte achteruitgang ten opzichte van 2012 te zien. De uitvoering van intervisie bleef in deze visitatieperiode onder de maat. Verschillende besturen en leidinggevenden kozen ervoor om aan intervisie geen prioriteit te geven vanwege de drukte van de reorganisatie. Ook het vakinhoudelijk overleg stond onder druk door de vele organisatorische veranderingen en de drukte van alledag.

Positieve impuls door kwaliteitscoördinator

Naar aanleiding van de herziening gerechtelijke kaart is in de meeste gerechten de portefeuille kwaliteit geconcentreerd bij één bestuurslid. Vanaf de tweede helft van 2013 bouwden veel gerechten hun kwaliteitsstructuur verder uit. De commissie constateerde dat dit proces binnen een aantal gerechten inmiddels voortvarend ter hand is genomen, met zichtbaar positieve effecten. Tegelijk zijn de resultaten nog beperkt.

Verbindingen versterken, op velerlei niveau

Binnen de Rechtspraak is sprake van ‘eilandvorming’ op teamniveau, maar ook binnen de drie organisatielagen: bestuur, management en medewerkers. Met name op de langere termijn is dit niet bevorderlijk voor de kwaliteitszorg binnen de gerechten. Deze vereist immers gezamenlijke investeringen die niet tot stand komen als er geen gedeeld gevoel voor verantwoordelijkheid bestaat. Voor de kwaliteit van de rechtspraak is het daarom van groot belang dat de verbinding tussen de diverse onderdelen van de organisatie wordt versterkt. Daarbij moet het middenmanagement fungeren als scharnier. Ook verdient de verhouding tussen de gerechtsbesturen en de medewerkers de nadrukkelijke aandacht van de organisatie.

Slotaanbevelingen

De commissie komt tot de volgende slotaanbevelingen voor de gerechten:

-  De gerechtsbesturen houden zicht op de frequentie van, deelname aan en

kwaliteit van essentiële kwaliteitsinstrumenten als vakinhoudelijk overleg,

intervisie en meelezen.

-  De gerechtsbesturen en het management investeren in feedbackcultuur door

instrumenten structureel in te zetten, voorbeeldgedrag te tonen en functioneringsgesprekken

te professionaliseren.

-  De gerechtsbesturen – in samenspraak met de Raad voor de rechtspraak –

doseren en temporiseren veranderingen.

- De gerechtsbesturen – in samenspraak met de Raad voor de rechtspraak –

verduidelijken kwaliteitsstandaarden, versterken het middenmanagement en

stemmen de interne communicatie af op de behoeften en het gedrag van de

medewerkers.

Kortom: medewerkers worden beter gefaciliteerd om daadwerkelijk medeverantwoordelijk

te zijn.

- Medewerkers spannen zich in om die medeverantwoordelijkheid te dragen.

Reactie Rechtspraak

De Rechtspraak laat in een reactie weten dat er een grens bereikt is. “We moeten doorwerken aan de vereenvoudiging van de procedures en het voeren van rechtszaken via internet. Daarmee komen we tegemoet aan de vraag uit de samenleving. Maar rechterswerk vraagt om een goede balans tussen kwaliteit, productiviteit en snelheid. Steeds meer wordt duidelijk dat die balans verstoord is door alles wat er naast het gewone werk nog op de mensen afkomt.” Aldus Frits Bakker. “Rechters kunnen geen concessies doen die ertoe leiden dat ze zaken niet zorgvuldig kunnen behandelen. Het gevolg is dat de wachttijden weer zullen oplopen en er meer rechtszaken op de plank blijven liggen. Dat kunnen we alleen voorkomen als de politiek de behandeling van rechtszaken volgens de afspraken volledig wil financieren en ook in de modernisering wil investeren.”

Bronnen: www.rechtspraak.nl (30-10-2014) en het rapport Visitatie Gerechten 2014