De omvang van de notariële fraude noopt tot een zeer serieuze aanpak door het kantoor van de Landsadvocaat om herhaling hiervan te voorkomen en de dienstverlening voor de Staat veilig te stellen. De Staat acht het van het grootste belang dat de juridische bijstand is ondergebracht bij een kantoor dat integer en transparant handelt. De twee deskundigen is daarom de volgende vraag voorgelegd: wat zijn passende eisen en verantwoordingsverplichtingen op het gebied van praktijkuitoefening en bedrijfsvoering die de Staat als cliënt kan stellen aan (het kantoor van) de Landadvocaat in het licht van de publieke functie van de Staat?
De adviezen hebben de bijzonderheid van de relatie tussen Staat en Landsadvocaat beschreven en aangegeven tot welke kwetsbaarheden dat kan leiden voor de Staat. De minister heeft aangekondigd voortvarend met de adviezen aan de slag te willen gaan.

Korte termijn

Op korte termijn zal de Staat de overeenkomst met de Landsadvocaat aanpassen, in aansluiting op de aanbevelingen die betrekking hebben op de nadere eisen in de huidige overeenkomst, en op de structuur, organisatie en inhoud van de diverse contacten met de Landsadvocaat en het kantoor van de Landsadvocaat.
De aanbevelingen luiden:

1. Stel nadere eisen in de huidige overeenkomst
A. Neem een bepaling op waarin het kantoor aangeeft hoe de risico’s voor de Staat worden geadresseerd.
B. Gebruik bij de formulering van die eisen als richtsnoer het inmiddels ontwikkelde ‘raamwerk ter verdere professionalisering’ om de maatregelen te concretiseren, operationaliseren en meetbaar te
maken.
C. Bepaal specifiek voor taken die de nationale veiligheid raken of betrokken advocaten een veiligheidsonderzoek moeten ondergaan en of het ‘raamwerk ter verdere professionalisering’ voldoende garanties biedt voor de (tijdelijke) opslag van informatie.
D. Neem een bepaling op dat namens de Staat onafhankelijke audits kunnen worden uitgevoerd ter zake van de naleving van wet- en regelgeving en met name het risico van fraude en witwassen,
integriteitbeleid en databeveiliging.
E. Voorzie in de overeenkomst dat binnen het kantoor een ervaren ‘Risk & Compliance Officer’, ‘Security Officer’ en ‘Financial Officer’ deel uitmaken van het Management Team en rechtstreeks
rapporteren aan portefeuillehouders in het bestuur die zelf voldoende gekwalificeerd zijn om samen met de andere leden van het bestuur verantwoordelijkheid te dragen en die desgevraagd rapporteren aan de Staat. Stel als eis dat onafhankelijkheid van deze functionarissen is geregeld.
F. Maak de facturatie-systematiek rijksbreed meer transparant en voer als Staat zelf ook controles uit (Rijksaccountantsdienst).

2. Communiceer niet louter juridisch en zaakgericht.
A. Onderzoek of binnen de rijksoverheid omwille van de effectiviteit en efficiency verbetering mogelijk is qua structuur en organisatie van de diverse contacten met het kantoor van de Landsadvocaat.
B. Agendeer regelmatig in regulier overleg niet alleen lopende adviezen en procedures maar maak het gesprek ‘rijker’ door ook te inventariseren hoe het facturatieproces loopt, welke dilemma’s zich hebben voorgedaan in de opdrachten van de Landsadvocaat, of sprake is geweest van potentiële risico’s voor de Staat, welke issues mogelijk spelen bij cliënt- en zaakacceptatie, en of er een cultuur is waar gedrag vanzelfsprekend in overeenstemming is met regels en waarde.

Al deze aanbevelingen worden thans in overleg met alle betrokken ministeries uitgewerkt. Deze korte termijn maatregelen hangen specifiek samen met de malversaties bij het kantoor van de Landsadvocaat en worden door de Landsadvocaat zelf ook omarmd. Op onderdelen zal het kabinet bezien of en in welke mate bepaalde maatregelen ook gevolgen moeten hebben voor andere juridische dienstverleners.

Middellange termijn

De besluitvorming over de onderstaande aanbevelingen van prof. Hoogenboom vergt meer tijd, omdat zij ingrijpender zijn voor de organisatie van de Staatspraktijk.

3. Overweeg de ontkoppeling van de notariaat- en advocatuurfuncties binnen het instituut Landsadvocaat.
Onderzocht moet worden of het wenselijk is om de notariële en de advocatuurlijke functie ten behoeve van de Staat bij het kantoor van de Landsadvocaat te scheiden, waarbij alle voor- en nadelen dienen te worden afgewogen. De minister zal met het kantoor in gesprek gaan over wat de visie en de aanpak van het kantoor op dit punt wordt en in hoeverre de voorgestelde aanpak de balans op de middellange termijn laat doorslaan naar continuering van de huidige situatie, waarbij uiteraard van belang is of dit voldoende is om de risico’s op malversaties te mitigeren.

4. Overweeg het instellen van een onafhankelijke Raad van Toezicht voor de Landsadvocaat.
Het kantoor van de Landsadvocaat heeft de minister bericht als één van de verbetermaatregelen een onafhankelijke Raad van Commissarissen te zullen instellen. Met een dergelijk toezichtsorgaan kan worden geborgd dat de verbetermaatregelen voortvarend worden doorgevoerd en blijvend binnen het kantoor verankerd zijn. De minister gaat in gesprek met de Landsadvocaat over de inrichting
van deze Raad van Commissarissen en de wijze waarop de bestendigheid van deze Raad binnen het kantoor van de Landsadvocaat wordt gewaarborgd alsook de wijze waarop de bevindingen van deze Raad van Commissarissen periodiek zouden kunnen worden gedeeld met de Staat.

5. Overweeg derdengeldrekeningen onder te brengen bij de Staat.
Prof. Hoogenboom heeft geopperd na te denken over het onderbrengen van derdengeldrekeningen bij de Staat. De minister constateert dat het wettelijk gezien zowel bij de advocatuur, als bij het notariaat thans niet mogelijk is om derdengeldrekeningen elders onder te brengen. Advocaten zijn op grond van de Verordening op de advocatuur verplicht voor het ontvangen van zogeheten derdengelden gebruik te maken van een stichting derdengelden. Deze regels vallen onder het toezicht van de Deken en worden tuchtrechtelijk gehandhaafd. De Landsadvocaat maakt voor dit doel gebruik van de Stichting Beheer Derdengelden Advocatuur Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn. De Landsadvocaat heeft de minister laten weten dat jaarlijks een accountantscontrole plaatsvindt op de derdengelden van het kantoor en de Stichting. Hij gaat met het kantoor van de Landsadvocaat bespreken dat een externe accountantscontrole op de derdengelden van het kantoor en de Stichting als de structurele standaard procedure ook voor de toekomst wordt gewaarborgd en op welke manier hierover periodiek verslag kan worden gedaan aan de Staat.

Lange termijn

Een wezenlijke vraag is hoe het kabinet in de toekomst omgaat met de juridische dienstverlening van de Landsadvocaat. Het heeft veel voordelen om het overgrote deel van de juridische dienstverlening te concentreren. Dat neemt niet weg dat deze kwestie aanleiding is om hier nog eens goed naar te kijken. In het verlengde daarvan wijst prof. Hoogenboom erop dat het Koninklijk Besluit vaststelling nieuwe regeling landsadvocatuur uit 1965 in zijn ogen niet meer van deze tijd is op onder andere de gebieden van governance, compliance en databeveiliging. Hij komt daarom tot de volgende aanbevelingen:

6. Herzie het Besluit vaststelling nieuwe regeling landsadvocatuur 1965
In de herziening van het Besluit kunnen de volgende onderwerpen een rol spelen:
A. De legitimering voor de huidige situatie. De argumenten van de Staat dienen expliciet te worden gemaakt.
B. In de maatschappelijke discussie wordt (on)terecht aandacht besteed aan het periodiek aanbesteden van het instituut Landsadvocaat. De Staat heeft een verantwoordelijkheid om de
samenleving uit te leggen hoe de functie van Landsadvocaat wordt ingericht. En waarom is gekozen voor het huidige contract.
C. De rol van de landsadvocaat beperken tot procesvoering en gelijktijdig de kwantiteit/kwaliteit van juridische advisering binnen overheidsorganen versterken.
D. De functie van Landsadvocaat niet door de markt laten uitoefenen maar door een apart instituut met een eigen reglement en set van eisen over de bedrijfsvoering governance, risicomanagement,
compliance, databeveiliging).

Daarnaast is beide deskundigen het volgende opgevallen:

7. Er is geen plan B, mocht de continuïteit van het kantoor in het geding komen.

De punten 6 en 7 stellen een breder vraagstuk aan de orde, dat gelet op de vele en diverse belangen van de Staat zorgvuldige afweging en besluitvorming binnen het kabinet vergt. Zij raken immers aan de gehele advocatuurlijke praktijk, waar geen scheiding valt aan te brengen tussen procederen en juridische advisering. Ook moet rekening worden gehouden met de behoefte van de Staat aan advisering en procesvoering in soms zeer vertrouwelijke kwesties en de noodzaak te komen tot een zekere mate van uniformiteit in de behandeling van uiteenlopende dossiers. Tevens kan de verhouding tussen de externe en de interne juridische functie bij alle departementen aan de orde zijn. De reactie op deze punten vergt dus nader onderzoek, waarbij de minister ook denkt aan de benoeming van een commissie van deskundigen om het kabinet bij (de technische aspecten van) een of meer van deze vragen behulpzaam te zijn.

Bronnen: 

Kamerbrief van de Minister van VenJ
Advies Ottervanger
Advies Hoogenboom